NFE-Campos obrigatórios e outras informações

1) Tratamento de caracteres especiais no texto de XML

Todos os textos de um documento XML passam por uma análise do “parser” específico da linguagem. Alguns caracteres afetam o funcionamento deste “parser”, não podendo aparecer no texto de uma forma não controlada.

Os caracteres que afetam o “parser” são:
• > (sinal de maior),
• < (sinal de menor),
• & (e-comercial),
• “ (aspas),
• ‘ (sinal de apóstrofe).

Alguns destes caracteres podem aparecer especialmente no campo de Razão Social, Endereço e Informação Adicional.
É aconselhável que não seja utilizado nenhum desses caracteres. É possível desenvolver uma programação na qual o sistema considere esses caracteres de outra forma e assim fazer com que saiam no arquivo XML, porém a forma mais rápida, econômica e segura é realmente eliminar do cadastro.


2) Campos Obrigatórios

Cadastro de Clientes e Fornecedores (SA1/SA2) – Verifique se todos os clientes/fornecedores válidos possuem preenchidos corretamente os campos: CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, código do município do IBGE (A1_COD_MUN e A2_COD_MUN) e endereço (logradouro, CEP, bairro, cidade e UF). Em caso de transmissão errada de uma dessas informações, a NF-e poderá ser recusada na transmissão para o Totvs Services SPED (falha de schema XML) ou na SEFAZ (IE e ou CNPJ/CPF inválidos). Para a distribuição da NFe, conforme padrões estabelecidos pela SEFAZ, haverá a necessidade do preenchimento do campo A1_EMAIL e A2_EMAIL. Além da
verificação, é importante assegurar que para os novos clientes esses campos sejam preenchidos.

Cadastro de Produto (SB1) – Verifique se campo “Código de Origem” (B1_ORIGEM) está preenchido corretamente para todos os produtos válidos. Verificar também campo “Pos.IPI/NCM (B1_POSIPI)*.

Cadastro de Tipos de Entrada e Saída (SF4) – Verifique o preenchimento correto das informações de Sit.Trib.ICM (F4_SITTRIB), Cód.Trib.IPI (F4_CTIPI), Sit.Trib.PIS (F4_CSTPIS) e Sit.Trib.COF. (F4_CSTCOF).


3) Aplicação do campo NCM*

O campo B1_POSIPI (POS.IPI/NCM) do cadastro de produtos é obrigatório nas seguintes situações:
1) para empresas industriais e equiparadas a industrial, referente aos itens correspondentes à atividade
fim, ou quando gerarem créditos e débitos de IPI;
2) para contribuintes de ICMS que sejam substitutos tributários;
3) para empresas que realizarem operações de exportação ou importação.
Pra as empresas industriais ou equiparadas é obrigatório informar o Código NCM conforme a Nomenclatura Comum do MERCOSUL, de acordo com o Decreto nº 6.006/06.
Para as demais empresas, é obrigatória a informação da NCM para os itens importados, exportados ou, no caso de substituição tributária, para os itens sujeitos à substituição, quando houver a retenção do ICMS.
Fica dispensado o preenchimento deste campo, quando o tipo de item informado no campo B1_TIPO (TIPO) for igual a MC - Material de Consumo; ou SE -Serviços;

4) Clientes estrangeiros
Para clientes estrangeiros o campo de CNPJ pode ficar em branco ou preenchido com zeros. O campo Estado deve estar com a siga “EX” e o código do município 99999. Assim o sistema já irá preencher o campo município com a descrição “exterior”. A cidade e o bairro devem ser preenchidos no campo bairro.

5) Nota Fiscal de Entrada em Formulário próprio
Nos casos em que houver entrada de produto em formulário próprio (devolução de venda, importação, etc) o campo “Espec.Docm.” do cabeçalho da nota deverá estar preenchido com SPED. Após entrar com a nota é preciso também enviar para o SEFAZ da mesma forma que é feito com as notas de saída.

6) Clientes “ISENTO” de Inscrição Estadual
Para os clientes isentos deve-se escrever isento no campo IE do cadastro de clientes. Porém só o fato de escrever nesse campo não faz com que saia na Danfe.
A impressão do Danfe está relacionada também ao campo “contribuinte” (A1_CONTRIB) na aba fiscais do cadastro de clientes.
Segue a regra a ser seguida para preenchimento deste campo e do campo “Inst.Estad.” (A1_INSCR):
No cadastro do cliente na pasta fiscais tem um campo chamado “contribuinte”. Para os clientes isentos coloque o campo para “sim” e escreva isento no campo Inscrição Estadual.
A1_contrib (contribuiente) = não - A1_INSCR = branco

A1_contrib (contribuinte) = sim - A1_INSCR = ISENTO
Estando preenchido da segunda forma, o campo no DANFE será preenchido como ISENTO.

7) Prazos
Cancelamento de Nota fiscal: Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso.
Consulta no SEFAZ: A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso.
Findo este prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e ficará disponível pelo prazo decadencial.
Emissão: Da emissão a transmissão o prazo é de 48 horas.

8) Carta de correção
Importante: O leiaute da CC-e ainda não foi publicado em Ato Cotepe. Assim sugerimos o uso da Carta de Correção prevista no §3º do artigo 183 do RICMS/00, nas situações permitidas.
“Artigo 183 - O documento fiscal, que não poderá conter emenda ou rasura, será emitido por qualquer meio gráfico indelével, compreendendo os processos eletrônico, mecânico ou manuscrito, com decalque a carbono ou em papel carbonado nas vias subseqüentes à primeira, garantida a legibilidade dos seus dados em todas as vias.
Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação.

9) Inutilização
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foram utilizadas antes da emissão da nº 110.
A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

10) Recusa de Mercadoria
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram à isso.
Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada;
• Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.
Futuramente, as unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão, mediante protocolo ICMS, exigir informações do destinatário com relação ao Recebimento das mercadorias e serviços constantes da NF-e, a saber:
I – Confirmação do recebimento da mercadoria documentada por NF-e;
II – Confirmação de recebimento da NF-e, nos casos em que não houver mercadoria documentada;
III – Declaração do não recebimento da mercadoria documentada por NF-e;
IV – Declaração de devolução total ou parcial da mercadoria documentada por NF-e


Att,
Rafael Lopes